FEMNET PRIVACY NOTICE

INTRODUCTION: Thank you for choosing to work with FEMNET (The African Women’s Development and Communication Network). FEMNET (“we”, “us” or “our “) as a Data Controller, respects your privacy and is committed to protecting your personal data and the personal data of third parties that you provide to us. This Privacy Notice is a summary of our Privacy Policy and describes how we collect, use, disclose, transfer, store or otherwise process your personal data and tells you about your privacy rights and how the law protects you. For the full version of the Privacy Policy, please visit  https://www.femnet.org  or contact us for a copy.

Personal data means any information relating to you as an identified or identifiable natural person. For us to effectively carry out our engagements with you, it is necessary that we collect and process some personal data from you.

THE TYPES OF PERSONAL DATA THAT WE COLLECT: We may collect, use.  store, transfer or otherwise process personal data about you or persons connected to you including identification information such as name and national identity card number or passport number. Tax Identification Number, age, nationality, gender, contact information such as email address. telephone number and postal address and information related to your affiliate organization/s.

If we require information about other people or organizations connected to you, we may request you to provide such information. If you are providing Information about another person, please ensure that they know you are doing so and are content with their information being provided to us. It might be helpful to show them this Privacy Notice and our Privacy Policy and direct them to us if they have any concerns.

HOW DO WE COLLECT YOUR PERSONAL DATA? For the most part, we will collect personal data directly from you and this may include personal data you provide when you apply/register for membership at FEMNET, register for our organized meetings/events either online (virtual) or physical, make enquiries. give us feedback or contact us.

In some instances, we may collect and receive your personal data from third parties or publicly available sources including Human Rights bodies; directly from an individual or employer (or your employer’s affiliates) who operate in the same space as FEMNET; the Government of Kenya’s portals/platforms, or publicly available sources such as the Companies/Organizations Registry and the Business Registration Service.

HOW DO WE USE YOUR PERSONAL DATA AND WHAT LEGAL BASIS DO WE HAVE FOR PROCESSING YOUR PERSONAL DATA?  We mainly use your personal data to process payments, to feed into donor reports and/or publications, to inform/plan travel and logistics during meetings etc.

Failure to give us consent to process your personal data will necessitate us to exclude you from our meetings and/activities. 

You have the right to withdraw your consent to our processing of your personal data at any time but please note, that your withdrawal will not affect the lawfulness of our processing of your personal data which was based on prior consent before your withdrawal, or which is based on other legal basis for processing of your personal data. Please further note we may not be able to involve you in our meetings/activities if you withdraw your consent. 

WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH? In connection with the above purposes. we may share your personal data with third parties located within and outside Kenya such as our affiliates (funders, partners, etc.), public authorities or governments when required by law, our third-party service providers who help us manage systems including those service providers who maintain our IT and office systems. In that connection, we will take adequate steps to protect your personal data including entering into agreements with third party recipients of your personal data (as applicable) governing protection of personal data.

DATA SECURITY: We have put in place appropriate security measures to prevent your personal data from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorized way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal data to those employees, funders, contractors and other third parties who have a business need to know. We have also put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable regulator of a breach where we are legally required to do so.

Retention and Storage of Your Personal Data: We will only retain your personal data for as long as may be necessary to fulfil the purpose we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal. regulatory, tax, accounting or reporting obligations.

YOUR LEGAL RIGHTS: You have the right to:

• be informed of the use to which your personal data is to be put as we have endeavored to outline in this Privacy Notice and our Privacy Policy.
• request access to your personal data that we hold about you.
• object to the processing of all or part of your personal data.
• request correction of inaccurate, false or misleading data that we hold about you; and
• request deletion of false or misleading data that we hold about you.

CONTACTING US: If you have any concerns about the use of your personal data, questions about this Privacy Notice or our Privacy Policy including any requests to exercise your legal rights under the law, please contact us using the details set out below:

P.O. Box 54562 – 00200 Nairobi

Tel: +254-20-2712971/2, +254-725-766932

Email: femnet@femnet.or.ke

URL: https://www.femnet.org/contact-us/ 

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE FEMNET

INTRODUCTION : Nous vous remercions d’avoir choisi de travailler avec FEMNET (le Réseau de développement et de communication des femmes africaines). FEMNET (“nous”, “notre” ou “nos”), en tant que responsable de la gestion des données, respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos données personnelles et celles des tiers que vous nous fournissez. Le présent avis de confidentialité est un résumé de notre politique de confidentialité et décrit la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons, transférons, stockons ou traitons vos données à caractère personnel, et vous informe de vos droits en matière de confidentialité et de la manière dont la loi vous protège. Pour obtenir la version complète de la politique de confidentialité, veuillez consulter le site suivant https://www.femnet.org  ou contactez-nous pour obtenir un exemplaire.

Les données à caractère personnel se réfèrent à toute information vous concernant en tant que personne physique identifiée ou identifiable. Pour que nous puissions mener à bien nos activités avec vous, il est nécessaire que nous recueillions et traitions certaines données à caractère personnel de votre part.

LES TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS : Nous pouvons collecter, utiliser, stocker, transférer ou traiter de toute autre manière des données à caractère personnel vous concernant ou concernant des personnes qui vous sont liées, y compris des informations d’identification telles que le nom et le numéro de la carte d’identité nationale ou le numéro du passeport. Numéro d’identification fiscale, âge, nationalité, sexe, coordonnées telles que l’adresse électronique, le numéro de téléphone et l’adresse postale, ainsi que des informations relatives à votre/vos organisation(s) affiliée(s).

Si nous avons besoin d’informations sur d’autres personnes ou organisations qui vous sont apparentées, nous pouvons vous demander de nous les fournir. Si vous fournissez des informations sur une autre personne, assurez-vous qu’elle le sait et qu’elle est d’accord pour que ces informations nous soient communiquées. Il peut être utile de lui montrer le présent avis de confidentialité et notre politique de protection de la vie privée et de l’orienter vers nous si des inquiétudes subsistent.

COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ? Dans la plupart des cas, nous collecterons des données personnelles directement auprès de vous et cela peut inclure les données personnelles que vous fournissez lorsque vous demandez/enregistrez votre adhésion à FEMNET, lorsque vous vous inscrivez à nos réunions/événements organisés en ligne (virtuels) ou physiquement, lorsque vous faites des demandes de renseignements, lorsque vous nous donnez des informations en retour ou lorsque vous nous contactez.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir et recevoir vos données personnelles de la part de tiers ou de sources accessibles au public, y compris des organisations des droits de l’homme, directement d’un individu ou d’un employeur (ou des affiliés de votre employeur) qui opèrent dans le même espace que FEMNET, des portails/plateformes du gouvernement du Kenya, ou de sources accessibles au public telles que le registre des sociétés/organisations et le service d’enregistrement des entreprises.

COMMENT UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ET SUR QUELLE BASE JURIDIQUE NOUS LES TRAITONS ?  Nous utilisons principalement vos données personnelles pour traiter les paiements, pour alimenter les rapports et/ou les publications des donateurs, pour informer/planifier les déplacements et la logistique lors des réunions, etc.

Si vous ne nous donnez pas votre consentement au traitement de vos données personnelles, nous devrons vous exclure de nos réunions et/ou activités. 

Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment, mais veuillez noter que votre retrait ne remettra pas en cause le caractère légal du traitement de vos données à caractère personnel qui était fondé sur un consentement préalable avant votre retrait, ou qui est fondé sur une autre base juridique pour le traitement de vos données à caractère personnel. Veuillez également noter qu’il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous faire participer à nos réunions/activités si vous retirez votre consentement. 

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ? Dans le cadre des objectifs susmentionnés, nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers se trouvant à l’intérieur et à l’extérieur du Kenya, tels que nos affiliés (bailleurs de fonds, partenaires, etc.), les autorités publiques ou les gouvernements lorsque la loi l’exige, nos prestataires de services tiers qui nous aident à gérer les systèmes, y compris les prestataires de services qui assurent l’entretien de nos systèmes informatiques et administratifs. Dans ce contexte, nous prendrons des mesures adéquates pour protéger vos données à caractère personnel, notamment en concluant des accords avec les tiers destinataires de vos données à caractère personnel (le cas échéant) régissant la protection des données à caractère personnel.

SÉCURITÉ DES DONNÉES : Nous avons mis en place des mesures de sécurité idoines pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, bailleurs de fonds, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. Nous avons également mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de données à caractère personnel et nous vous notifierons, ainsi qu’à toute autorité de réglementation compétente, toute violation pour laquelle nous sommes légalement tenus de le faire.

Conservation et stockage de vos données personnelles : Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute obligation légale, réglementaire, fiscale, comptable ou d’établissement de rapports.

VOS DROITS JURIDIQUES : Vous avez le droit ;

• d’être informé de l’utilisation qui sera faite de vos données à caractère personnel, comme nous nous sommes efforcés de l’indiquer dans le présent avis de confidentialité et dans notre politique de confidentialité.
• de demander l’accès aux données à caractère personnel que nous détenons par rapport à vous.
• s’opposer au traitement de tout ou partie de vos données à caractère personnel
• demander la correction des données inexactes, fausses ou trompeuses que nous détenons à votre propos ; et
• demander la suppression des données fausses ou trompeuses que nous détenons à votre sujet.

NOUS CONTACTER : Si vous avez des inquiétudes concernant l’utilisation de vos données personnelles, des questions sur le présent avis de confidentialité ou notre politique de confidentialité, y compris toute demande d’exercice de vos droits légaux en vertu de la loi, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous :

Boîte postale 54562 – 00200 Nairobi

Tél: +254-20-2712971/2, +254-725-766932

Email: femnet@femnet.or.ke

URL: https://www.femnet.org/contact-us/